Giao diện
Công việc văn phòng
NSpace Cowork có thể xử lý một công việc cụ thể trên các file trong thư mục bạn chọn. Bạn không cần xây quy trình tự động hay ứng dụng riêng cho những việc chỉ phát sinh một lần.
Tổng hợp thông tin
Dùng khi thông tin nằm trong nhiều file Word, Excel, PDF hoặc ghi chú và cần đọc, ghép, đối chiếu.
- Tổng hợp báo cáo phòng ban thành bản một trang cho lãnh đạo.
- Đối chiếu bảng tổng hợp với hồ sơ chi tiết.
- Tóm tắt tài liệu dài, ghi lại điều khoản và câu hỏi cần kiểm tra.
Kết quả cần yêu cầu: báo cáo ngắn, bảng so sánh hoặc danh sách chênh lệch, có ghi nguồn.
Đọc các báo cáo trong thư mục. Tổng hợp 5 điểm quan trọng cho cuộc họp điều hành, kèm số liệu và file nguồn. Tách rõ dữ liệu gốc, nhận định và phần chưa đủ thông tin.
Phân tích và tham mưu
Dùng khi cần tìm hiểu một vấn đề, so sánh cách xử lý hoặc chuẩn bị câu hỏi cho đội ngũ.
- Rà soát nguyên nhân lợi nhuận giảm hoặc chi phí tăng.
- So sánh các phương án và ảnh hưởng về chi phí, nhân sự, thời gian.
- Đề xuất việc cần làm, người phụ trách và thời hạn.
Kết quả cần yêu cầu: bản phân tích có căn cứ, các giả định và ưu tiên hành động. Người quản lý kiểm tra và quyết định, nhất là khi thông tin chưa đầy đủ.
Dựa trên số liệu này, so sánh 3 phương án xử lý. Nêu lợi ích, chi phí, rủi ro và dữ liệu còn thiếu. Đề xuất một bước thử nhỏ trước khi triển khai toàn bộ.
Xem các ví dụ quản trị doanh nghiệp
Xử lý tài liệu
Dùng cho những việc tốn thao tác nhưng có đầu ra rõ ràng để kiểm tra.
| Công việc | Hướng dẫn |
|---|---|
| Chuẩn hoá tài liệu và bảng tính | Tài liệu văn phòng |
| Dịch nhiều tài liệu, thống nhất thuật ngữ | Dịch hàng loạt |
| Dịch và giữ bố cục tài liệu | Dịch giữ định dạng |
| Soạn biên bản, quyết định và danh sách việc từ ghi âm | Biên bản họp |
| Chuẩn bị báo cáo có hình minh hoạ | Báo cáo minh hoạ |
| Tạo trang giới thiệu trên web | Landing page |
Chuẩn hoá các file trong thư mục theo mẫu này. Giữ nguyên bản gốc, lưu kết quả vào thư mục riêng và lập danh sách những mục chưa chắc để tôi kiểm tra.
Cách giao việc
Nêu bốn thông tin:
- Bối cảnh: tài liệu gì, kỳ nào, ai sẽ sử dụng kết quả.
- Việc cần làm: câu hỏi cần trả lời hoặc thao tác cần thực hiện.
- Đầu ra: báo cáo Word, bảng Excel, slide hay danh sách việc.
- Điều cần giữ: bản gốc, định dạng, cách dùng thuật ngữ, nguồn số liệu.
Nếu tài liệu có bản scan khó đọc, thiếu số liệu hoặc các file mâu thuẫn, yêu cầu ghi rõ phần không chắc thay vì tự bổ sung.
Kiểm tra trước khi sử dụng
- Chỉ cung cấp dữ liệu bạn có quyền xử lý; bỏ thông tin nhạy cảm không cần thiết.
- Dùng bản sao với các file quan trọng.
- Đối chiếu phép tính, tên người, ngày tháng và nguồn của nhận định.
- Xác nhận riêng trước khi gửi, đăng công khai hoặc thay đổi dữ liệu quan trọng.
Đọc tiếp: Cách giao việc hiệu quả. Nếu nhiều người cần thực hiện cùng quy trình thường xuyên, xem AppBuilder.